丸投げでも自前主義でもない伴走型DXの進め方

「外部に任せたら、社内に何も残らなかった」。一方で「すべて自社でやろうとして、現場の負担が増えた」。中小〜中堅企業のDXでは、どちらの悩みもよく起きます。

特に一人情シスや兼任担当の会社では、障害対応、問い合わせ、アカウント管理、改善提案が同じ人に集まりがちです。その状態で新しい仕組みづくりまで背負うと、改善は後回しになります。

この記事では、丸投げでも自前主義でもない第三の進め方として、伴走型DXの進め方と、社内に知見を残すコツを整理します。

伴走型DXは「一緒に決めて、一緒に残す」進め方です

伴走型DXの要点は、外部の専門家が作業を肩代わりするだけでなく、判断の根拠を社内に残しながら進めることです。

丸投げの場合、完成物は受け取れても「なぜこの作りにしたのか」「次に直すならどこを見るのか」が残りにくくなります。担当者が代わると、前ベンダー離脱後に誰も中身を触れない塩漬けシステムになりやすいのです。

反対に、内製化を急ぎすぎると、現場担当者が通常業務に加えて設計、開発、運用まで抱えることになります。これでは改善どころか、日々の対応が遅れます。

伴走型では、外部が調査、設計、実装、運用改善を支えます。同時に、社内担当者も打ち合わせや確認に入り、判断材料を共有します。作業は外部が担い、判断の軸は社内に残す。この分担が現実的です。

最初に見るべきは「ツール」ではなく現場の詰まりです

DXの入口は、ツール選びではありません。まず、現場で時間を取られている作業を棚卸しします。

たとえば、次のような作業です。

• 同じ顧客情報をExcel、販売管理、請求システムに二重入力している
• 受発注の状況を確認するために、毎日メールと表を見比べている
• 退職した担当者が作った仕組みを、怖くて変更できない
• 役員会に出す数字を集めるだけで、月に数日かかっている

ここで大切なのは、困りごとに数字を添えることです。「面倒」では稟議に使いにくいですが、「毎日2時間」「月20件の手戻り」「3人が同じ確認をしている」と書くと、改善効果を見積もれます。

TaskBrainの支援先でも、約240名規模の化学品商社で受発注業務の入力と確認を整理し、工数を50%削減した例があります。大きな仕組みを一気に入れ替えたのではなく、どこで同じ作業が繰り返されているかを見つけ、入力の流れを整えたことが出発点でした。

小さく試すと、稟議の数字が作りやすくなります

最初から全社展開を狙うより、1つの業務で小さく試すほうが判断しやすくなります。

おすすめは、2〜4週間で結果を見られる範囲に絞ることです。たとえば「受発注の二重入力を減らす」「問い合わせ対応の一次整理を自動化する」「月次レポートの集計を簡単にする」といった範囲です。

試す前に、次の3つを決めます。

• 作業時間を何時間減らしたいか
• ミスや手戻りを何件減らしたいか
• 現場担当者が続けられる手順か

この3点を先に決めておくと、役員会への説明がしやすくなります。「便利そうだから導入する」ではなく、「月20時間の作業を10時間に減らせる見込みがある」と説明できます。

うまくいかない場合もあります。そのときは、対象業務を変える、手順を減らす、導入を見送るといった判断ができます。小さく試していれば、やめる判断もしやすくなります。

社内に知見を残すには「なぜ」を記録します

ノウハウを残すために、分厚い設計書を作る必要はありません。まず残すべきなのは、判断の理由です。

具体的には、次のような記録です。

• この業務で何に困っていたか
• どの作業を減らすために仕組みを変えたか
• なぜこのツールや方法を選んだか
• 変更してはいけない項目と、その理由
• 過去に起きたトラブルと対処方法

これらを1枚のメモや社内Wikiに残すだけでも、担当者交代時の負担は下がります。外部会社との打ち合わせ内容も、議事録として残すだけでなく「決めたこと」と「決めなかったこと」を分けて書くと、後から追いやすくなります。

内製化とは、すべてを社内で作ることだけではありません。自社で判断できる範囲を増やすことです。外部の力を使いながら、社内に判断材料と運用の知見を残していく。この形なら、一人情シスの会社でも現実的に進められます。

伴走先を選ぶときの確認ポイント

外部パートナーを選ぶときは、作れるかどうかだけでなく、社内に何を残してくれるかを確認します。

確認したいのは、次の点です。

• 現場の業務を聞き取ってから提案してくれるか
• 専門用語だけでなく、経営者や現場担当者に伝わる言葉で説明してくれるか
• 小さく試す範囲と費用を出してくれるか
• 稟議に使える数字を一緒に整理してくれるか
• 運用手順や判断の理由を文書に残してくれるか

TaskBrainは2009年から、中小〜中堅企業を中心に120社以上を支援してきました。15名規模の会社から1000名を超える組織まで、現場の状況に合わせて進め方を調整しています。契約継続率は95%です。単発で作って終わりではなく、運用後の改善まで伴走する会社として関わっています。

最初の一歩は、困っている業務を3つ書き出すことです

まずは、社内で困っている業務を3つだけ書き出してください。二重入力、探す時間、手戻り、塩漬けシステムなど、現場の言葉で構いません。

次に、それぞれに数字を添えます。「週に何時間かかるか」「何人が関わるか」「ミスが月に何件あるか」を書くと、改善の優先順位が見えます。

DXは、外部に丸投げして終わるものでも、社内だけで抱え込むものでもありません。外部の知見を使いながら、社内に判断材料とノウハウを残す。これが、無理なく続けられる伴走型DXの進め方です。

自社では何から手をつけるべきか、塩漬けシステムをどう整理するか、内製化をどこまで進めるかで迷っている場合は、TaskBrainの30分の無料相談をご利用ください。

30分の無料相談はこちら: https://www.taskbrain.co.jp/contact