何から始めればいいか分からない段階でも相談できますか？
できます。初回は課題の優先順位づけ、おおよその費用レンジ、最初の半年で見る数字の見立てまでを整理します。確定見積もりは、現状を見てからお出しします。
Method業務整理から自走まで進め方と期間を先に見せる
業務整理から自走まで、進め方と期間を先に見せる。
いつ何をして、いつ効果が見え始めるか。最初に全体像を置き、業務整理、ミニPoC、開発、定着、自走の順で進めます。最初の3ヶ月は計画づくり、効果が数字で見え始めるのは約6ヶ月が目安です。
業務整理
約1〜2ヶ月。現場で止まっている作業を棚卸しし、どこから手を付けるかを決めます。
約1〜2ヶ月
課題を、会話から業務フローへ落とす。
最初に作るのは、システムではなく判断の土台です。社内のご担当者と現場の会話に入り、作業の流れ、手戻り、二重入力、属人化している判断を整理します。ここで着手順を間違えると、作った後に使われない仕組みになります。
やること
- 現場ヒアリングと業務フローの棚卸し
- 改善候補の優先順位づけ
- 費用対効果を見立てる前提整理
顧客側の関わり
社内のご担当者には、現場への接続、既存資料の共有、判断者の確認をお願いします。すべての作業を背負う必要はありません。
成果物
- 業務フロー図
- 課題一覧と着手順
- 最初の3ヶ月の進行案
不安と回答
「課題が整理できていない」
その状態から始めます。言葉になっていない困りごとを、こちらで業務と数字に分解します。
ミニPoC
約1〜2ヶ月・月50万円〜。一番効きそうな1業務を小さく作り、進むか止めるかを判断します。
約1〜2ヶ月・月50万円〜
稟議前に、小さく試して数字を取る。
いきなり大きく作るのではなく、効果が出やすい1業務に絞って試します。画面、入力、集計、通知などの最小単位を作り、現場で触ってもらいます。ここで効果見込みと運用上のつまずきを確認し、本開発へ進むかを判断できます。
やること
- 対象業務を1つに絞る
- 試作画面や自動化の最小版を作る
- 削減時間、入力漏れ、確認回数などを測る
顧客側の関わり
現場の代表者に短時間で触ってもらい、使える点と詰まる点を確認します。社内説明に必要な数字も一緒に整えます。
成果物
- ミニPoCの動く試作
- 効果見込みメモ
- 本開発に進む場合の範囲案
不安と回答
「作っても効果が出るか分からない」
分からないまま進めないためのPoCです。止める判断も、この工程の成果に含めます。
開発
約3〜6ヶ月。PoCで確かめた範囲を本番へ移し、担当者と同じ画面で作ります。
約3〜6ヶ月
設計判断の理由まで、社内に残す。
本開発では、PoCで確かめた業務を実運用に耐える形へ広げます。要件、画面、権限、データ、連携、移行の判断を、社内のご担当者と同じ画面で確認します。コードだけでなく、なぜその作りにしたかも残すため、担当者が代わっても追える状態にします。
やること
- 要件の確定と画面・データ設計
- 本番用の開発、テスト、移行準備
- 判断理由と運用ルールの記録
顧客側の関わり
週次の確認、意思決定、現場レビューに参加いただきます。専門用語だけで進めず、判断が必要な点を分けて提示します。
成果物
- 本番利用できる業務システム
- テスト結果と移行手順
- 設計判断メモ、運用メモ
不安と回答
「丸投げになって中身が分からなくならないか」
同じ画面で確認し、判断理由を残します。完成物だけを渡して終わりにしません。
定着
約6ヶ月〜継続。現場が使い続けられるよう、運用に乗せて数字を見ます。
約6ヶ月〜継続
リリース後のつまずきを、運用の中で直す。
業務システムは公開した日が完成ではありません。使われる部署、入力のタイミング、例外処理、承認の詰まりを見ながら直します。効果が数字で見え始める約6ヶ月の位置で、削減時間や処理件数などを確認し、継続判断に使える材料にします。
やること
- 利用状況と問い合わせの確認
- 現場のつまずきに合わせた改善
- 削減時間、処理件数、手戻り数の測定
顧客側の関わり
運用担当者と現場の声をつないでいただきます。定例では、次に直す点と社内へ伝える数字を一緒に確認します。
成果物
- 改善バックログ
- 月次の効果確認メモ
- 現場向けの運用手順
不安と回答
「現場に使われないまま終わらないか」
利用開始後の声を拾い、つまずきを直します。定着までを工程に入れているのはそのためです。
自走
半年〜・以降ずっと。最後は御社の判断で社内が回る状態を目指します。
半年〜・以降ずっと
困れば相談だけで続けられる状態へ。
自走は、すべてを社内だけで抱えることではありません。日々の判断、軽微な変更、現場への説明は社内で回せるようにし、保守や更新で迷った時だけ相談できる形へ移します。知見を社内に残すことで、外部に依存し続けない運用にします。
やること
- 運用手順と判断基準の引き継ぎ
- 社内担当者向けの説明会
- 保守・更新時の相談ルート整理
顧客側の関わり
社内で誰が判断し、誰が現場へ伝えるかを決めます。兼務の担当者でも回る粒度まで、手順を軽くします。
成果物
- 運用引き継ぎ資料
- 変更判断のチェックリスト
- 相談・保守の継続窓口
不安と回答
「自走と言われても社内だけでは不安」
完全に手を離す前提ではありません。社内で回し、困った時だけ外から支える形にします。
期間の全体像を、1枚で確認する。
順序は、業務整理、ミニPoC、開発、定着、自走。最初の3ヶ月は計画づくり、効果が見え始める約6ヶ月の位置を明示します。
約6ヶ月: 効果が数字で見え始める
約6ヶ月: 効果が数字で見え始める
01 業務整理約1〜2ヶ月。課題と着手順を決める。
02 ミニPoC約1〜2ヶ月・月50万円〜。小さく試す。
03 開発約3〜6ヶ月。本番に耐える形へ広げる。
04 定着約6ヶ月〜継続。運用に乗せて数字を見る。
05 自走半年〜・以降ずっと。社内で回し、困れば相談だけ。
※期間はプロジェクト規模、既存システム、関係部署数により前後します。初回相談で御社の前提を置いて、最初の半年で見る数字を整理します。
丸投げにしない理由。知見を社内に残す仕組み。
TaskBrainは、完成物を納品して終わりにしません。判断の根拠、運用の前提、変更時の見方を社内に残すことで、同じ問題を繰り返さない状態を作ります。
外に作ってもらったのに、社内では誰も触れない。そこを避ける。
丸投げは短期的には楽に見えますが、担当者が代わった瞬間に判断材料が消えます。自前主義だけでは、少人数や兼務の社内担当者に負荷が集中します。だから、TaskBrainは一緒に手を動かし、必要な判断だけを社内に移していきます。
残すもの
- 01業務フローと、なぜその順で着手したか
- 02PoCで見た数字と、進む判断・止める判断
- 03設計判断の理由、運用ルール、変更時の見方
- 04困った時だけ相談できる保守・更新の窓口
進め方のよくある質問
相談前に確認されることが多い点を、進行と関わり方に絞ってまとめます。
契約期間の縛りはありますか？
最低契約期間は3ヶ月です。業務整理とミニPoCを含め、最初の3ヶ月で進むか止めるかを判断しやすい形にします。
リモート対応ですか？訪問もありますか？
基本はリモートで対応します。福岡県内は月1回の訪問も可能です。福岡県外の場合も、交通費を別途ご負担いただければ訪問対応できます。
担当者は途中で変わりますか？
原則、同じ担当者がプロジェクト完了まで伴走します。引き継ぎが必要な場合も、業務フロー、判断理由、運用メモを残しているため、社内側の負担が増えにくい進め方にします。
最初の3ヶ月で、進むか止めるかを判断できる形にする。
業務整理、ミニPoC、開発、定着、自走までの全体像を、御社の状況に合わせて置き直します。課題がまだ言葉になっていなくても構いません。30分で、いま詰まっている箇所と最初の半年で見る数字を整理します。
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月50万円〜のミニPoCで小さく試し、約6ヶ月で効果が見え始める位置を先に決めます。最後は社内で回せる状態へ。保守や更新で困れば相談だけで続けられます。